05_スキャナー紹介 ADF編 その１
こんにちは！ボンズ企画の編集部員です！
今日はボンズ企画の電子化事業における主力機材、ADFについてのお話です。
中でも今回は、弊社が長年使用してきたスキャナーをご紹介します。
まず、皆様はADFとはなにかご存知でしょうか？
ADFは「Automatic Document Feeder」の略で、自動原稿送り装置のことを指します。
コンビニのコピー機(複合機)のように、原稿を台に置くだけで次々スキャンしてくれる優れものです。
各メーカーから多くのADFが販売されていますが、ボンズ企画では、
【Canon DR-X10C】を愛用しております。
重厚感がありながらも、どこか愛らしいフォルムですよね。
このスキャナーが得意とするのは、何と言っても高速スキャン。
メーカーの紹介では 130枚／分 (白黒2値、300dpi、A4サイズ想定)。つまり1秒に2枚以上、両面スキャンではなんと1秒に4面のデータが出来てしまうのです！
早いだけではありません。きれいなデータを仕上げるために、ホコリ除去機能が標準装備されています。
ADFを使う悩みの一つとして、紙粉が原因で画像に影の線が入ってしまうことが挙げられます。
しかしDR-X10Cは紙粉を吹き飛ばす機能がついていて、線の原因を取り除いてくれます。
またスキャンデータの色彩も良く、目に優しい印象です。
使用機名を伏せたアンケートでも「目が疲れない」との高評価をいただいているそうです。
いかがでしょうか。私たちが長年愛用してきた理由が少しでも伝わりましたでしょうか？
そんな頼もしい機材を用いて、ボンズ企画では電子データ化事業に取り組んでおります。
ご注文は過去記事「02_電子化の納品までの流れ」こちらをご参考下さい。
次回はもう1台のADFをご紹介します。
ぜひ、ボンズ企画で紙資料の電子データ化をご検討下さい！
4_グリーン電子化パック110 キャンペーンのお知らせ
こんにちは！ボンズ企画の編集部員です！
2回目・3回目の投稿で弊社の電子化事業について少しだけお話してきましたが、本日は、電子化のパッケージプランと今だけのお得なキャンペーンについてご紹介します！
弊社では4月から【グリーン電子化パック110】という、パッケージプランを始めました。
内容は、弊社からお送りする専用ダンボールに紙資料を詰めて送っていただくだけで、電子化後のデータ納品と不要となった紙資料の溶解処理までをお得なセット価格にて ご提供させていただくプランです。
2回目のブログでもご紹介したように、通常は現調を行い、御見積りをしてからご注文いただき、電子化を行いますが、今回のパッケージプランは現調と御見積りを省いた、お手軽に電子化することが出来るプランです。
流れとしては下記のようになります。
- QRコードからご注文フォームへ進んでいただき、必要事項を入力し、ご注文完了
- 弊社より専用ダンボールと送り状が届く
- 資料・書類を入れてボンズ企画へ発送(元払い)
- 弊社担当者が内容を確認後、電子化作業開始
- メールにて作業完了の報告とデータ納品、ご請求書の送付
- 納品から1ヶ月後にお預かりした資料・書類を溶解処理
こちらのパッケージプランには3種類の電子化仕様がありますので、ご注文の際にご選択いただきます。
Aパック：基本仕様 39,800円(税込)
・解像度300dpi
・カラーモード自動 (カラー部分はカラーで、モノクロ部分はモノクロでスキャン)※1
・PDFファイルの名前付与 (ファイルの背表紙などの名前を打ち込み)
・OCR付与 (文字認識)※2
・白紙ページ削除 (片面印刷などの場合、裏の白紙ページは削除すること)
・文字向き補正 (1冊の資料で文字向きがタテヨコ合っても、文字向きに合わせて補正)
※1カラーでも色の薄い部分はモノクロで読み取る可能性がございます
※2 認識率は100%ではございません。文字の大きさや状態によって変わります
Bパック：基本仕様＋マルチストリーム(カラー＋モノクロ) 54,800円(税込)
・基本仕様はAパック同様
・マルチストリーム (フルカラーと白黒2値、2パターンのデータを納品します。活用用途別に分けてご使用いただけます。)
Cパック：基本仕様＋しおり付与 64,800円(税込)
・基本仕様はAパック同様
・しおり付与 (インデックスページまたは、インデックスシール貼付ページにしおりを付与します。（しおり名はインデックス部に記載の内容）)
こちらのパッケージプランですが、今回は新サービスのご提供を記念して 「スタートアップキャンペーン」を実施いたします。
キャンペーン期間中のみ、お得な電子化パックとなっておりますので、ぜひともこの機会にご検討ください！(金額は上記の通りです)
- お申し込み期間
2023年4月3日(月)～5月31日(水)まで
※キャンペーン期間中は「ひと団体様 1箱まで」とさせていただきます
何かご不明な点等ございましたら、ブログのコメント、またはお電話、弊社HPのお問い合わせフォームよりご連絡ください。
このお得なキャンペーンを機に、皆さまの電子化への一歩を踏み出してみませんか？
ご注文お待ちしております!
電子化パックの注文フォームURL
https://gree-denshikapack110.studio.site/
電子化センターのURL
03_電子化事例 その1
こんにちは！ボンズ企画の編集部員です！
今日は弊社で実際に電子化をご依頼いただいた、お客様の事例をご紹介します。
今回ご紹介するお客様は、タクシー・ハイヤー・観光バス等の事業を行う会社の総務部の方です。
電子化のご依頼をいただいたきっかけは、弊社からの電話でした。
当時は既にコロナ禍ということもあり、リモートワークの導入を検討し、ワークフローをつくろうと思っていたそうです。ただ、社員や働いている方々はデジタル関係に少し抵抗がある方が多かったため、とりあえずは今、紙である書類や資料をPDFにしたい…と考えていたところに、弊社からの電話があったとのことです。
まずは、一度お話を聞いてみようとご判断いただき、直接お会いすることになりました。話を聞くまで電子化は、
「自社の複合機でやればいいんじゃないの？」
と考えていたそうです。
しかし、実際に電子化したい書類を調べてみると、想定以上に膨大な量があり、業務の合間に社内でやるとなると現実的ではない、と思い直したそうです。
その後は現調に伺い御見積りを提出し、ご検討いただいた結果、ご依頼をいただく運びとなりました。
実際に電子化したのは3種類の資料です。
・稟議書
・入社関係資料
・議事録
稟議書と議事録については最近の資料ではなく、一番古いもので70年以上前のもので、中には半紙のように薄い紙があったり、長年保管していてボロボロになっていたり、かなり古い資料ばかりでした。
そんな古い資料でも、弊社では最適なスキャナーを使用して電子化を実施します。
例えば半紙のような薄紙は、手置きタイプのフラットベッドスキャナーを使用します。そのままでは紙が薄く透けてしまうので、上から白い紙を当てて裏面が透けないように工夫してスキャンしました。
無事に納品後、しばらく日が経ってから電子化後の業務についてお話を伺うと、気持ちの変化があったそうです。
電子化前は、稟議書であれば、各部署から
「過去のこの稟議書ってどこにありますか？」
「確認したいので、探してもらえますか？」
と問い合わせが総務部にきていたそうです。
そのたびに自分の業務を一度止め、一覧表を確認して、保管している場所へ行って探していたのだとか。中にはバインダーから外してコピーしてほしいという依頼もあったため、ホチキスを外してコピーし、またホチキスして原本を戻すなんてことも。。。
そんな手間も時間もかかる、書類を探すということに億劫になっていたそうです。
しかし、電子化後はデータを社内サーバーで共有し、他部署からでも必要な時に自分でアクセスして資料が閲覧できるようになりました。資料のタイトルも検索できるので、すぐに必要な資料が見つかります。また紙でほしい場合も、ページを指定して印刷できるようになったことで、総務部も他の部署も自分の業務に集中できるようになり、業務の効率アップにつながったそうです。
そしてなにより、資料を「探そう」「確認しよう」という気持ちが大きくなり、資料の閲覧・活用が増えたと嬉しいお言葉をいただきました。
これを機に電子化を進めていくとのことで、こちらのお客様からは定期的にご依頼をいただいております。
今回ご紹介しましたお客様のように、資料を探すのに手間と時間がかかり、本来の業務が進まない、ということでお困りの方は多いのではないでしょうか？
そんなお悩みは、ぜひボンズ企画/電子データ化センターへご相談ください！
02_電子化の納品までの流れ
こんにちは！ボンズ企画の編集部員です！
今日はボンズ企画のメイン事業でもある、電子化のお問い合わせから納品までの流れについてご紹介します。
本題に入る前にまずは、
そもそも「電子化」とは何か？ということからお話したいと思います。
簡単に言うと、紙資料をPDF化することです!!
紙資料の状態に適したスキャナーを使用して、PDFを作成します。
作成されたままのPDFを保管・保存するのも良いのですが、
PDF内で検索が出来るように「OCR（文字認識）機能」を付与したり、書類のインデックスのように直ぐに目的のページへ飛べる「しおり機能」を付与したりなど、電子化後の利用目的に合った仕様で電子化することで、活用しやすいデータになり業務の効率化にもつながります。
(※この記事では割愛しますが、JPEGやTIFF形式の納品も可能です。お気軽にご相談下さい！)
では、その電子化のお問い合わせをいただいてから納品まで、どのような流れで行っているのか、ご紹介します。
●電子化のご依頼から納品までの流れ
まず、流れとしては下記のようになります。
1.お問い合わせ
2.現地調査
3.お見積り
4.ご発注
5.スキャン作業
6.納品
1.お問い合わせ
ご新規のお客様はメールまたはお電話でのお問い合わせをいただくことがほとんどです。過去お取引のあるお客様からは、追加の電子化でご相談をいただくこともあります。弊社では、どのようなお問い合わせに対しても下記の4点をまずは確認しています。
・どのような資料なのか (契約書、稟議書、議事録、など)
・どれくらいの量があるのか
・ご希望納期はいつなのか
・電子化の目的、その後の利用目的
この情報をもとに、現地調査のご相談を致します。
現地調査以外にリモートでの打ち合わせや、メール等で大体の内容や仕様等をお伺いして概算でのお見積りも可能です。
2.現地調査
現地調査をする理由としては、一言に紙資料と言っても紙の状態によってスキャン機材・方法が異なり、それによって金額が大きく変わってくるためです。
そのため、実際に担当営業が訪問した際には、主に下記3点を確認します。
・紙の厚さ (コピー用紙くらい、半紙のような薄いもの、硬い紙など)
・紙資料の状態 (最近の資料、かなり昔の資料、付箋やホチキスが付いているなど)
・紙資料のボリューム
現地調査を行うことで、より正確なお見積りをご提示することができます。
3．見積り
前述の通り、お客様のご利用目的に合った仕様をご提案しますが、ご予算内でどのような電子化ができるのかは、お客様にとって気になる点だと思います。
弊社では数パターンお見積りを作成し、お客様に選択していただきます。
4．ご発注
お客様からご発注をいただいたら、資料をお引き取りに伺うか、または弊社へ発送していただきます。
紙資料が届き次第、再度スキャンの仕様を確認して実際にスキャン作業へ進みます。
5．スキャン作業
弊社ではスキャンの自社工場をもっており、本社と工場の場所が近いため、担当営業が直接現場担当者と話し、認識を合わせてスキャン作業を進めていきます。
万が一スキャン作業中に不具合や不明点が出たとしても、担当者間で紙資料を確認しながら話し、お客様へすぐにご確認・ご報告をいたします。
最後に 6.納品
電子データが出来上がると、お客様のご希望方法（ダウンロード、HDD、DVD、USBメモリなど）でご納品します。
紙資料のご返却をご希望された場合は、直接お届けまたは発送いたします。また、電子化後に紙資料を破棄される場合は約1ヶ月間倉庫で保管した後、溶解処理を行います。
以上が電子化のお問い合わせからご納品までの流れです。
弊社では現地調査を行い、資料を直接確認してお客様のお話を聞くことで、目的に合った仕様をご提案することができます。また自社工場と連携して、ワンストップかつスムーズな電子化をご提供いたします。
ぜひ、ボンズ企画で紙資料の電子化に取り組んでみませんか？
はじめまして、ボンズ企画です。
はじめまして、有限会社ボンズ企画制作部員です。
今回弊社の活動を広く紹介するためにブログをはじめした。
よろしくお願いいたします。
東京都千代田区飯田橋で「企画・制作」を主として2004年3月にスタートし
来年で20周年を迎えます。
その後2011年に当時の社員からの提案で書類を電子化（PDF化）をする
「電子データ化センター」が立ち上がり、現在では弊社のメイン事業となりました。
弊社の経営理念に「一人ひとりが世の中の主役」とあるのですが、
この電子データ化が文字通り主役となりました。
皆さんの会社や事務所では、書類や紙資料の保管はどうしてますか？
書庫や倉庫がこれらでいっぱいになってはいませんか？
また、「あの資料が今必要！ あれ？でもどのファイルだったけ？」なんて
ことありませんか？
一般的に労働時間の3割が、情報を探すことに費やされていると言われています。
そんな時書類・資料を「電子データ化」しておけば、PCやタブレットから
簡単に検索できすぐに必要な書類を引き出せます。上手に利用すれば探すことに費やす時間を1割程度まで減らすことができます。
さらに経験豊富なスタッフがお客さまの使用される状況や目的に合わせて、
より良くご利用いただけるように電子データ化の仕様をご提案させていただきます。
仕事の効率化、事務所スペースの有効的なご利用をお考えの方は
是非「ボンズ企画・電子データ化センター」の書類・資料の「電子データ化」を
ご利用ください！
