03_電子化事例 その1
こんにちは！ボンズ企画の編集部員です！
今日は弊社で実際に電子化をご依頼いただいた、お客様の事例をご紹介します。
今回ご紹介するお客様は、タクシー・ハイヤー・観光バス等の事業を行う会社の総務部の方です。
電子化のご依頼をいただいたきっかけは、弊社からの電話でした。
当時は既にコロナ禍ということもあり、リモートワークの導入を検討し、ワークフローをつくろうと思っていたそうです。ただ、社員や働いている方々はデジタル関係に少し抵抗がある方が多かったため、とりあえずは今、紙である書類や資料をPDFにしたい…と考えていたところに、弊社からの電話があったとのことです。
まずは、一度お話を聞いてみようとご判断いただき、直接お会いすることになりました。話を聞くまで電子化は、
「自社の複合機でやればいいんじゃないの？」
と考えていたそうです。
しかし、実際に電子化したい書類を調べてみると、想定以上に膨大な量があり、業務の合間に社内でやるとなると現実的ではない、と思い直したそうです。
その後は現調に伺い御見積りを提出し、ご検討いただいた結果、ご依頼をいただく運びとなりました。
実際に電子化したのは3種類の資料です。
・稟議書
・入社関係資料
・議事録
稟議書と議事録については最近の資料ではなく、一番古いもので70年以上前のもので、中には半紙のように薄い紙があったり、長年保管していてボロボロになっていたり、かなり古い資料ばかりでした。
そんな古い資料でも、弊社では最適なスキャナーを使用して電子化を実施します。
例えば半紙のような薄紙は、手置きタイプのフラットベッドスキャナーを使用します。そのままでは紙が薄く透けてしまうので、上から白い紙を当てて裏面が透けないように工夫してスキャンしました。
無事に納品後、しばらく日が経ってから電子化後の業務についてお話を伺うと、気持ちの変化があったそうです。
電子化前は、稟議書であれば、各部署から
「過去のこの稟議書ってどこにありますか？」
「確認したいので、探してもらえますか？」
と問い合わせが総務部にきていたそうです。
そのたびに自分の業務を一度止め、一覧表を確認して、保管している場所へ行って探していたのだとか。中にはバインダーから外してコピーしてほしいという依頼もあったため、ホチキスを外してコピーし、またホチキスして原本を戻すなんてことも。。。
そんな手間も時間もかかる、書類を探すということに億劫になっていたそうです。
しかし、電子化後はデータを社内サーバーで共有し、他部署からでも必要な時に自分でアクセスして資料が閲覧できるようになりました。資料のタイトルも検索できるので、すぐに必要な資料が見つかります。また紙でほしい場合も、ページを指定して印刷できるようになったことで、総務部も他の部署も自分の業務に集中できるようになり、業務の効率アップにつながったそうです。
そしてなにより、資料を「探そう」「確認しよう」という気持ちが大きくなり、資料の閲覧・活用が増えたと嬉しいお言葉をいただきました。
これを機に電子化を進めていくとのことで、こちらのお客様からは定期的にご依頼をいただいております。
今回ご紹介しましたお客様のように、資料を探すのに手間と時間がかかり、本来の業務が進まない、ということでお困りの方は多いのではないでしょうか？
そんなお悩みは、ぜひボンズ企画/電子データ化センターへご相談ください！
